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BIENVENUE SUR LE BLOG DES MANAGERS

 

Les formateurs de FONCTION2 sont heureux de vous offrir cet espace de réflexion et d'échanges. Chaque mois, nos experts traiteront d'un thème dédié à l'efficacité professionnelle dans l'environnement de travail des Managers et de leurs équipes. Vous pouvez nous contacter et réagir à nos posts, nous ne manquerons pas de répondre de façon personnalisée à chacune de vos questions.

L'équipe éditoriale

Certification OPQF

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

IFM-FONCTION2 a obtenu la qualification professionnelle OPQF lors du Comité de Qualification du 24 février 2016 !

Règles simples pour décider

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

gabarit article IN 742x400 regles pour decider

 

Chaque activité doit donc être classée suivant cette grille d’analyse, ce diagnostic permet de choisir la façon de gérer vos ressources pour chacune de ces activités :

 

Analyse Questions et Décision
Important Urgent  
Oui Oui

Pourquoi est-ce devenu urgent ?

A effectuer en priorité soi-même !

Source importante de stress !!!

Oui Non

C’est une activité qui impacte fortement vos résultats !

A planifier, même longtemps en avance, et

S’y tenir !

Non Oui

Pourquoi est-ce que serais-ce à vous de le faire ?

A supprimer ?

A déléguer ?

A transmettre ?

Non Non

Pourquoi est-ce que serais-ce à vous de le faire ?

A supprimer ?

A déléguer ?

A transmettre ?

 

C’est donc une question de choix, de décision. Si vous n’avez pas déterminé vos « gros cailloux », si vous n’avez défini pas les grands buts que vous voulez atteindre dans la vie, si vous n’avez pas décliné ces grands buts en objectifs concrets et réalistes, alors comment poser la base de vos critères de décision au quotidien ?

Notre but principal, dans cet ouvrage, est de vous provoquer à cette réflexion, que faire au quotidien qui soit vraiment utile à la réalisation de vos objectifs et de vos grands buts.

 

Appliquez donc cette dynamique de choix à chacun de vos actes au quotidien !

Listez vos priorités

Avant de planifier, il est utile de construire une liste exhaustive de vos priorités. Cela vous permet de ne rien oublier et de faire vos choix face à votre liste des choses à faire plutôt que de faire vos choix devant la page du Calendrier. Le résultat est très différent, cela vous oblige à décider quoi faire et quoi ne pas faire et, ensuite, cela vous permet de ne pas sur planifier vos journées, perdant ainsi tout le bénéfice de la méthode.

 

Le processus est simple et se décompose en 5 étapes :

 

Etapes Commentaires
1) Identifiez si une nouvelle chose à faire fait partie d’une activité planifiée (dotée d’une échéance et d’une durée de réalisation supérieure à 20 minutes) ou d’une tâche mobile (qui peut être exécutée rapidement à un moment ou un autre de la journée).

- une activité planifiée peut être « rédiger la proposition commerciale xyz »,

- une tâche mobile peut être « lire le compte rendu du comité mensuel avant la fin de la semaine ».

2) Utilisez la matrice d’Eisenhower pour déterminer la valeur ajoutée de la chose à faire. - ne pas fonctionner dans un mode permanent de l’urgence, sinon vous ne ferez jamais ce qui est important pour vous.

3) Equilibrez vos domaines de vie :

Cette chose à faire entre dans quel domaine de vie et représente un « caillou » de quelle taille ?

- vos « gros cailloux » sont-ils correctement planifiés, les activités dans chacun de vos domaines de vie correspondent-elles à ce que vous avez décidé, pour la période actuelle ?

4) Niveaux de Priorité :

       - Haute

       - Normale

       - Basse

-   Important et urgent, vous devez le faire aujourd’hui,

-   Non important pour vous, mais vous avez décidé de le faire pour le collectif. Il est possible de le faire un autre jour, le planifier ou identifier la possibilité de le déléguer tout ou partie,

-   Non important pour vous, alors déléguer ou transférer à une autre personne si c’est important pour elle. Sinon supprimer.

5) Séquencer - Listez le plus important en premier, et parmi les importants décidez par quoi vous allez commencer.

 

Cet exercice peut paraître laborieux, au début, mais vous l’intègrerez rapidement comme un processus automatique de décision.

 

Quelques règles simples de gestion de flux entrant

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

gabarit article IN 742x400 gestion flux canaux communication

 

Canal de communication Gestion du flux
Téléphone

Que ce soit le téléphone portable ou le fixe, il est nécessaire de déterminer les moments pendant lesquels vous êtes joignable et ceux pendant lesquels vous mettez en place le filtrage par un secrétariat ou par messagerie vocale :

-          Les temps de réunions sont en général trop longs et coûtent cher aux entreprises, alors, coupez votre téléphone avant d’entrer en réunion. Cela a deux avantages, la présence réelle et attentive de chacun à la réunion, et cela réduit le temps de réunion.

-          Les rendez-vous avec des clients sont des moments privilégiés pendant lesquels vous êtes totalement dédié à votre interlocuteur (couper le portable).

-          Certains entretiens avec vos collaborateurs ou avec vos responsables revêtent le même niveau d’exigence en termes de disponibilité, …

Fax Le document reçu par Fax doit simplement prendre place dans la boîte de réception du courrier et être traité au temps prévu pour le courrier ou pendant le temps planifié pour l’activité prioritaire à laquelle il correspond ce jour.
@mail L’@mail est lui aussi traité au temps prévu pour le courrier. Il est néfaste pour votre efficacité d’avoir l’œil rivé sur votre boîte de réception.
Courrier papier Il est traité aux temps prévus quotidiennement et classé immédiatement.

Conseils pratiques de gestion de vos canaux de communication

Chaque nouveau canal de communication apporte à la fois de nouvelles opportunités d’efficacité et de nouvelles sources de désordre. Il est donc utile de réfléchir aux règles d’utilisation de ces nouveaux canaux et de les faire évoluer régulièrement.

 

1. LES BONNES PRATIQUES DE GESTION DES MAILS

La bonne pratique Commentaire

1) Nettoyer quotidiennement la boîte de réception - n’utilisez pas la boîte de réception comme un fichier d’attente.

2) Lire chaque message une fois et :

- répondre immédiatement,

- détruire le message,

- ou l’archiver dans le dossier spécifique de la boîte de réception.

- utilisez la méthode de traitement immédiat de l’information, FSDP :

Faire / supprimer / déléguer / planifier

3) Utilisez les règles de sélection de votre boîte de réception : tri, destruction, transfert, etc. … - utilisez tout système permettant de filtrer les @mails dont vous êtes surs qu’ils ne sont pas pour vous.
4) Créez des listes de diffusion par équipe ou par projet. - utilisez ces listes de façon parcimonieuse et limitez les copies au strict nécessaire.
5) Créez votre propre système de classement, comme pour du papier, en fonction de vos activités, projets, interlocuteurs. - affichez la liste des dossiers de votre boîte de réception.
6) Convertissez vos mails en tâches, rendez-vous ou entrées du journal. - utilisez les outils de déplacement rapide des messages dans les tâches, les contacts ou les rendez-vous.
7) Planifiez quotidiennement jusqu’à quatre temps réservés au traitement ininterrompu des @mails.

- ne commencez jamais une journée par la lecture des @mails, vous risquez de perdre un temps précieux à consacrer à vos priorités.

Privilégiez 10h / 12h / 16h / 18h

8) Masquez votre boîte de réception et supprimez les alertes sonores liées aux @mails en entrée. - affichez à l’écran les vues qui vous aident à gérer vos priorités.
9) Ecrivez des messages synthétiques et courts. Utilisez chaque fois que possible la ligne « objet » pour écrire les messages brefs. - principalement lorsque vous communiquez avec des collègues itinérants.
10) Pour les fichiers joints supérieurs au mégaoctet, utilisez un intranet. - Si vous envoyez des textes longs, indiquez à votre correspondant, dans la ligne « objet » le ou les paragraphes importants pour lui.
2.Les bonnes pratiques de gestion des messages vocaux

La bonne pratique Commentaire

1) Parlez lentement et clairement

- laissez votre N° de téléphone deux fois en fin de message pour que le receveur n’ait pas à écouter le message deux fois.

- soyez concis mais explicite, le receveur doit pouvoir comprendre en première écoute :

       - votre Nom,

       - celui de votre société,

       - l’objet de votre appel.

2) Comme pour les @mails, écouter votre boîte vocale 2 à 4 fois par jour dans les temps prévus à cet effet dans votre Calendrier. - Si vous répondez en temps réel à toutes les sollicitations extérieures, vous ne ferez jamais ce qui est prioritaire pour vous.
3) Videz votre boîte vocale après chaque écoute. - Traitez vos messages vocaux comme votre courrier ou vos @mails, c'est-à-dire exécutez ou bien planifier les tâches associées immédiatement.
4) Donnez de l’information en mettant à jour régulièrement votre « message d’accueil ». - Si vous êtes indisponible pour une période donnée, ou s’il est possible de vous contacter sur un autre N°, le dire, toujours de façon très brève.
5) Etre bref. - Un message de plus de 20 secondes n’est pas mémorisable, et son contenu perd de son impact sur le receveur.

Le modèle de Hudson

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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En tant qu’adultes, vous investissez votre temps et votre énergie dans 5 domaines principaux :
 
1. Personnel
Ce qui ne concerne que vous, votre bien-être, votre développement, votre jardin secret, c’est le domaine du capitaine du bateau, la cabine de pilotage, l’espace et le temps de votre prise de recul, l’espace et le temps de la décision. C’est aussi l’espace et le temps où vous prenez soin de vous, physiquement, psychologiquement, spirituellement peut être.
 
2. Couple
Ce qui concerne votre vie en couple (si cela vous concerne), votre conjoint et vous, l’équilibre du couple, le bien-être du couple. C’est un espace-temps de vie à deux, l’espace et le temps du partage avec la personne qui compte le plus dans votre vie.
 
3. Famille/amis
Ce qui concerne votre vie avec, vos enfants, vos parents, vos frères et sœurs, ou la famille de votre conjoint, ou la famille au sens plus large (en fonction de la culture qui est la votre). Ce domaine est l’espace et le temps réservé pour votre premier cercle, votre camp de base.
 
4. Travail
Ce qui concerne votre activité professionnelle, il est certain que, dans bien des cas, ce domaine consomme une forte tranche de votre espace temps personnel.
 
5. Activités sociales
Ce qui concerne votre vie publique, collective, associative et votre implication dans la gestion de la cité, depuis l’association des parents d’élèves de l’école de vos enfants jusqu’à un engagement associatif (sport, art, …) ou politique.
 
Dans chacun de ces domaines de vie, autrement appelés vos « rôles dans la vie », vous développez différents types d’activités :
 
Les activités épanouissantes = celles qui vous apportent de la joie, de l’énergie positive, ce que vous aimez le plus faire.
 
La question est : comment y consacrer plus de temps et construire d’avantage votre vie autour de celles- ci?
 
Les activités nécessaires = les activités nécessaires ou indispensables pour l’instant, qu’elles vous plaisent ou non.
 
La question est : comment pouvez-vous les rendre aussi constructives et épanouissantes que possible?
 
Les activités toxiques = les activités qui ne sont pas gratifiantes, qui vous pèsent, qui vous « pompent ».
 
La question est : comment en faire moins et diminuer leur impact sur votre vie?
 
Méthode :
 
A partir de votre emploi du temps global (Calendrier professionnel et privé), et pour chacun des domaines de votre vie, lister les activités que vous réalisez en notant le temps que vous consacrez à chacune d’elles.
 
Il peut être pratique de commencer à partir du Calendrier de la semaine, puis d’élargir au mois afin d’avoir une image plus globale.
 
Pour chaque domaine de vie :
Listez vos activités,
Qualifiez chaque activité de : « nécessaire », « épanouissante », « toxique ».
Notez le temps passé, quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement pour cette activité, Construisez ensuite l’image de votre situation actuelle.
Dans un premier temps, il s’agira simplement de mesurer, de faire l’état des lieux.
 
Exemple : « état actuel »
graph1
Ensuite, vous noterez en face de chaque activité, le temps que vous souhaitez y passer (dans votre vision idéale de votre vie), nous appellerons cela « état désiré ».
Pour chaque domaine de vie et pour chaque activité vous :
Décidez de la conserver ou de la supprimer (à quelle échéance), Notez le temps que vous souhaitez lui consacrer, Décrivez comment vous voulez la faire évoluer pour plus d’épanouissement personnel.
 
Exemple : « état désiré »
graph2
 
Quand vous comparez ces deux images, vous avez déjà obtenu une orientation claire pour les décisions que vous devez prendre.
 

 

Faire le point en terme de communication

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

gabarit article IN 742x400 besoins communication
De quoi avez-vous besoin comme informations pour être pleinement efficaces dans votre mission :
- Des objectifs clairs,
- Des descriptions de méthodes, processus et modes opératoires pour réaliser votre mission et vous synchroniser au collectif,
- Des données de toutes sortes (bases d’informations métiers, etc. …)
- Des informations d’environnement (ce qui se passe, à l’extérieur, et qui peut impacter votre travail),
- Des retours (feed back) sur l’utilité et la qualité des résultats que vous produisez,
- Des résultats produits par des collègues ou collaborateurs dans le cadre de leurs missions respectives, et qui sont nécessaires à votre production propre.
 
Quelles informations devez-vous fournir pour remplir efficacement votre mission :
- Des données de management à destination de vos collaborateurs :
o Objectifs,
o Feed back,
o Décisions,
- Des comptes rendus à destination de vos supérieurs,
- Les résultats de vos productions personnelles nécessaires à la production des autres, dans le cadre de processus clairement définis.
 
Quels processus de communications devez-vous maîtriser pour être efficaces :
- Conduite d’entretien :
o En face à face,
o En face d’une équipe ou de plusieurs interlocuteurs,
- Conduite de réunion :
o D’information,
o De décision,
o De travail en commun,
- Gestion de négociation,
- Gestion de projet,
 
Quels outils ou techniques de communications devez-vous maîtriser pour être efficaces :
- Communication interpersonnelle,
- Communication de groupe :
o Intra entreprise,
o Inter entreprises,
o Acteurs sociaux,
- Logiciel de présentation,
- Vidéo conférence,
 
Il y a aussi un point important qui fait partie de la gestion de votre communication et qui mérite une attention particulière, c’est la gestion de votre disponibilité. L’idéal serait, pour vous, de définir une sorte de carte de votre disponibilité :
- Disponible / Non disponible :
o Pour une entrevue,
o Pour un contact téléphonique,
o Pour un dialogue par messagerie instantanée,
 
Cette réflexion peut influencer fortement le choix que vous ferez des outils de votre communication.
 
Chacun de ses aspects de la communication :
- Gestion de votre disponibilité,
- Informations en entrée,
- Informations en sortie,
- Processus à maîtriser,
- Outils et techniques,
 
Peuvent faire l’objet d’un inventaire précis qui vous permettra de définir clairement la forme et la nature des votre processus global de communication. A partir de là, vous pourrez analyser vos besoins en formations complémentaires et acquisition d’outils pour plus d’efficacité. Sans cela, vous risquez de vous lancer dans des apprentissages inutiles ou bien de vivre dans votre « zone de risque » (du point de vue de la communication).
 
L’important étant de faire cet état des lieux ainsi qu’une sorte d’auto diagnostic vous permettant clairement de définir vos besoins et vos axes de progrès. Vous veillerez particulièrement à faire la chasse à toutes les sources d’interruptions liées aux différents processus et supports de la communication.

Les trois phases de réflexion

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

gabarit article IN 742x400 trois phases reflexion

 

  • Quels sont vos points forts ?
  • Qu’est-ce qui vous plait dans le monde ?
  • Quel est votre idéal de vie, que voulez-vous faire pour vous en rapprocher ?

« C’est sur soi-même qu’il faut œuvrer, c’est en soi-même qu’il faut chercher. » Paracelse

Les croyances limitantes

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Les croyances peuvent aussi bien être de véritables moteurs que d’extraordinaires freins à notre efficacité.

 

Je vous propose de savoir déjouer ses croyances qui vous limitent.

 

La croyance que tout le monde fonctionne comme vous

 

Pour moi, atteindre l’objectif est plus important que la façon de l’atteindre,

  • D’autres pensent que la façon d’y arriver est plus importante que le résultat,

 

Je pense que les personnes sont plus importantes que les projets qu’elles réussissent,

  • D’autres encore, centrés sur l’action et le résultat, sont près à sacrifier des « ressources humaines » pour atteindre l’objectif,

 

Je suis un gagnant,

  • Je suis un bon second,

 

Autrefois il y avait des valeurs, de la morale, …

  • Autrefois l’individualité était brimée par la pression sociale, la cœrcition,

 

L’argent ne fait pas le bonheur,

  • L’argent est source de félicitée,

 

Le monde va bien,

  • Le monde va mal…

 

Il n’est pas question ici de dire un tel à raison ou telle proposition est la vérité. Ces propositions composent votre système de valeurs, et chaque système de valeurs est respectable, mais sachez qu’il n’est pas immuable. Vous pourriez élargir facilement cette liste. Chacun de nous croit plein de choses, de façon consciente ou non consciente, et, comme ces croyances (sur soi, sur les autres, sur le monde) sont souvent non conscientes, nous ne les réévaluons jamais ; elles sont comme une seconde nature, et comme telles, elles façonnent notre vision du monde (le filtre qui nous permet de voir le monde).

 

Les croyances qui commencent par si

 

Si je ne fais pas ceci ou cela de cette manière, le résultat sera mauvais…

 

Si j’agis comme cela, le résultat sera désastreux

 

Si je dis cela, je vais compromettre la réussite…

 

Si je parle en public, les personnes vont se moquer de moi…

 

Si je suis moi-même, personne ne m’écoutera…

 

Les si viennent souvent des expériences passées et comme un Rafael Nadal qui entoure ces rencontres de petits gris-gris et autres comportements stéréotypés, vous vous obligez à refaire la même chose comme si cela vous portait chance.

Par ailleurs, plus ces croyances vous apportent la chance et plus elles vous enferment et vous empêchent de réagir à l’imprévu ou de vous adapter à de nouvelles donnes.

Ces croyances sont ainsi ancrées et il est important de les mettre en lumière pour pouvoir en conscience les utiliser ou non selon les circonstances.

 

Si comme Rafael Nadal vous avez de petites manies qui vous rassurent, listez-les ci-dessous.

Si vous vous rendez compte qu’elles vous limitent, demandez-vous de quelle manière vous pouvez vous en défaire. Pour cela allez visiter les circonstances qui vont amener à les conserver.

 

Est-ce rationnel ?

Cela peut-il vous limiter en termes d’actions ?

Cela peut-il vous freiner en termes de communication ?

Cela peut-il vous empêcher d’être réactif et de vous adapter ?

 

 

Les clichés et les généralisations :

  • Pensez aux histoires drôles, elles s’appuient souvent sur des clichés (les blondes, les belges, etc. …), mais que sont les clichés sinon des généralisations ?
  • Il existe bien d’autres généralisations :
    • Les buveurs d’eau sont des méchants,
    • Les paysans ne vivent que de subventions,
    • Les chômeurs veulent bien rester sans travail,
    • Les politiques sont pourris,
    • …….. Vous en voulez d’autres ???……

 

« Si les vitres de la perception étaient plus propres, chaque chose apparaîtrait à l’homme sous son vrai jour, c’est-à-dire infinie. »

La seule croyance qui peut vous être utile est celle de croire en vous

 

Comment utiliser les méta programmes pour plus d'efficacité ?

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Imaginez que vous fonctionniez sur le mode « Processus », c'est-à-dire découper une action en tâches élémentaires parfaitement décrites, et que votre conjoint fonctionne sur le mode « Résultat », c'est-à-dire qu’il voit d’abord la chose à réaliser et que, ensuite, après avoir décidé de la réaliser, il recherche les moyens pour y arriver, appliquez cela au projet « achat d’une nouvelle maison », que se passe-t-il :

 

Votre conjoint (orienté Résultat) :

  • Recherche la maison de ses rêves, sans critères de faisabilité a priori,
  • Se lance dans la prospection,
  • Vous propose des visites « coup de cœur ».

 

Vous (orienté Processus) :

  • Préparez un budget prévisionnel réaliste,
  • Recherchez les modes de financement,
  • Pointez sur la carte les zones géographiques correspondant à vos critères :
    • Travail
    • Ecole,
    • Forêt,

 

Conséquences :

  • Vous êtes en déphasage par rapport au projet,
  • Votre conjoint croit que vous n’avez aucun rêve à réaliser et que vous ne voulez pas vraiment acheter cette maison dont il rêve, et, que vous mettez tous les obstacles possibles pour ne pas l’acheter,
  • Vous croyez que votre conjoint est prêt à acheter n’importe quoi pour partir du lieu où vous êtes et avec lequel vous avez peut être des liens sentimentaux et familiaux,
  • C’est parce que c’est la maison de ta mère que tu ne veux pas la quitter …..
  • L’incompréhension s’installe et une crise de couple se prépare ….

 

Etait-ce évitable ? Bien sur, il suffit de prendre conscience que chacun de vous fonctionne sur un méta programme différent, se l’expliquer et préserver la part du fonctionnement nécessaire à chacun pour se sentir compris.

Faites de même avec une situation qui semble ne pas vouloir évoluer au sein de votre société ou avec vos collaborateurs.

 

Posez la sur le papier et revisitez-la en fonction des trois catégories des méta programmes :

 

Méta programmes de Perception :

  • Le système sensoriel privilégié : visuel, auditif, kinesthésique, …
  • Le champ de perception : global ou spécifique,
  • Les intérêts primordiaux (c’est le tri primaire), ce sur quoi nous centrons d’abord notre attention : Les actions, les personnes, les lieux, les informations, les choses ?
  • La direction de l’attention : vers soi même, vers l’autre.

 

Méta programmes d’organisation et évaluation de l’information :

  • Le système de représentations sensorielles : images, discours internes, sensations, goûts, odeurs,
  • Mode de représentation : associé (nous sommes dans la scène), dissocié (nous représentons la scène de façon distanciée),
  • Stratégie d’évaluation d’un stimulus : accord (attentif à ce qui nous convient), désaccord (attentif à ce qui ne nous convient pas),
  • Stratégie d’évaluation d’un critère : Présence (ce qui est là), Absence (ce qui n’est pas là), Comparaison évaluation entre les deux,
  • Référence au temps : Passé, Présent, Avenir et associé à cette position ou dissocié avec une vision panoramique dans le temps.

 

Méta programmes de Choix, motivation et décision :

  • Modalité pour se motiver : il faut, je peux, je dois, j’ai envie, j’ai besoin (au présent ou au conditionnel),
  • Nature de la motivation : être, faire, avoir,
  • Direction de la motivation : rechercher ou éviter,
  • Origine de la motivation : nous même, les autres,
  • Modalité de l’engagement : réactif ou proactif,
  • Stratégie de choix : procédure (toujours de la même façon), option (de façon improvisée),
  • Stratégie dans l’action : Séquentiel ou multi-tâches,
  • Type de motivation : Processus (comment faire ?) ou Résultat (quoi faire ?).

 

Il y a-t-il des méta programmes incompatibles ?

 

Est-il possible de transformer des comportements ou des perceptions ?

 

Vous est-il possible de communiquer autrement avec votre interlocuteur sachant qu’il fonctionne sur un autre mode que le vôtre ?

 

Vous pouvez même utiliser cette grille en termes de recrutement. Si vous connaissez votre besoin, le profil de poste recherché et que vous désirez conserver la cohérence de vos équipes ou palier un manque, cela devrait vous aider.

Vous auriez alors un taux d’intégration des nouveaux venus dans les services plus important et une plus grande complémentarité des personnes. Si, en plus, vous expliquiez à vos collaborateurs pourquoi ils ont été choisis et ce qu’ils apportent au collectif, vous gagneriez encore en dynamique de groupe et en efficacité.

 

Essayez, vous verrez que cela marche mieux que l’astrologie ou l’énéagramme.

Par contre, ça vous oblige à vous poser la question « de qui ai-je vraiment besoin ? » en terme de compétences certes, mais aussi en terme de fonctionnements et de talents personnels.

Le rasoir d’Ockham

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Les scientifiques ont un principe pour choisir parmi plusieurs théories expliquant également un même phénomène. Celle qu’ils considèreront comme la meilleure pour modéliser le phénomène doit passer au travers d’un terrible test : le « rasoir d’Ockham » du nom de son inventeur : Guillaume d’Ockam (théologien et philosophe anglais de la fin du 14ième siècle).
 
Souvenez-vous des représentations du système solaire que faisaient nos grands savants du Moyen Age et de la Renaissance :
  • Le modèle géocentrique (la Terre est au centre de l’univers) de Ptolémée, - Le modèle héliocentrique (le soleil est au centre de l’univers) de Copernic et Galilée.
 
Lequel est le plus proche de la réalité ?
  • Celui qui permet de rendre compte, au mieux, des phénomènes observés, et, - Le plus simple à décrire !

 

C’est cela, le « rasoir d’Ockham », choisir ce qui correspond le mieux aux faits et ce qui est le plus simple.

 
Êtes-vous surs que, dans votre vie, dans votre service, dans votre entreprise, vous utilisez ces critères de décision :
  • Pragmatique !
  • Simple !

 

« Retenez toujours ce qui est le plus simple … mais pas plus ! » Albert Einstein

Les règles d’un bureau net

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Si cela peut vous aider, photocopiez ces règles simples pour réorganiser votre bureau. Là encore vous avez mon accord…

 

Composante de l’espace Règle
Le plan de travail Est dégagé de tout document, hormis le dossier en cours.
Calendrier

Est accessible à tout instant, il vous permet de gérer le volume de vos activités.

 

Liste des tâches

Ne contient que les tâches du jour et est accessible à tout instant, elle vous permet de gérer les étapes de vos processus de travail, ainsi que les petites choses à faire ce jour.

 

Répertoires

Sont accessibles par ordre de fréquence d’utilisation.

 

Courrier à l’arrivée

Papier : Est localisé à l’extérieur de l’espace de travail ou non visible du bureau. Electronique : n’est pas affiché à l’écran. Il est consulté avec une fréquence de 1 à 4 fois (maximum) par jour.

 

Courrier au départ

Papier : Est localisé à l’intérieur de l’espace de travail, il est expédié 1 à 2 fois par jour. Electronique : n’est pas affiché à l’écran.

 

Documents à lire

Sont rangés dans une case par priorité de lecture, la case doit être triée (vidée) régulièrement.

Si un document doit être lu dans un délai donné, alors c’est une tâche planifiée, ou même un rendez-vous pris avec soi-même si cela prend plus de 20 minutes.

 

Documents à classer Sont stockés dans une case, le classement est fait de façon périodique, de façon à regrouper les documents, pour un temps de classement d’au moins 30 minutes. Les documents électroniques sont classés dès réception en fonction de l’utilisation qui en sera faite ou de leur destination.
Fax

Est localisé à l’extérieur de l’espace de travail.

 

Outils bureautiques

Sont accessibles. L’écran affiché permet de gérer les priorités et d’éviter les comportements réactifs.

 

A à Z des documents en cours

C’est le classement alphabétique des documents sur lesquels une action est programmée. Il ne contient pas la globalité du contenu des dossiers en cours qui, eux, sont dans un autre espace de classement.

 

Dossiers en cours

C’est le classement des dossiers en cours, classement alphabétique ou thématique. Vous aurez avantage à organiser ce classement en fonction de vos « gros cailloux ». Il est dans l’espace de travail, la base documentaire principale. Il peut être papier ou électronique.

 

Documents de référence

Ce sont les bases d’informations « métier ». Ils sont disponibles dans l’espace de travail ou proche de celui-ci.

 

Archives vives

Ce sont les dossiers terminés, mais sur lesquels il est prévisible de revenir dans les prochains mois. Ils sont accessibles mais peuvent être relativement éloignés de votre espace de travail.

 

Archives

Ce sont les dossiers sur lesquels il est exceptionnel de revenir, ainsi que les archives légales. Leur gestion sera, de préférence, déléguée.

 

 

Profitez-en pour optimiser la gestion de vos canaux de communication cela vous permettra d’agir sur les plus perturbateurs de l’espace-temps de travail que sont :

  • les interruptions,
  • le désordre.

 

La gestion des communications est un sujet majeur dans l’organisation de l’espace-temps de travail car les moyens modernes de communication (téléphone fixes et portables, fax et @mail) ont contribué à la multiplication des échanges sans en réguler l’utilisation.

 

Canal de communication Priorité Mode d’utilisation
Téléphone Important et urgent,           délai < 2 heures

Au-delà de l’utilisation traditionnelle du téléphone, il est nécessaire de l’utiliser de préférence à tout autre support pour les échanges importants et urgents.

C’est le seul moyen (hors face à face) d’être sur que votre interlocuteur reçoit l’information en temps réel.

 

Fax

Important et urgent,                 nécessitant une confirmation papier

délai < 1 jour

Le Fax est un support de confirmation d’informations, il permet de laisser une trace formelle et qui peut être directement associée au dossier concerné.

C’est un élément déclencheur d’action.

Il est de plus en plus remplacé par la messagerie électronique sécurisée.

 

@mail Important et non urgent

Les @mails ne doivent pas être le support d’informations ou de questions urgentes et nécessitant une réaction rapide.

Ils permettent des échanges brefs et structurés, accompagnés de pièces jointes si besoin.

 

Courrier papier Important

Le courrier papier reste le support « noble » de la chose importante, contractuelle ou véhiculant l’image de l’entreprise.

Il a tendance à être supplanté par l’@mail sécurisé.

 

Etre dans le présent

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Sur quoi votre attention est-elle focalisée lorsque vous travaillez ? Il existe trois possibilités : sur le passé, le futur ou le présent, devinez quelle attitude vous apportera plus d’efficacité ?
 
Votre attention est focalisée sur le passé (ce que vous avez fait, ce qui c’est passé, ce qui aurait pu se passer, ce qui aurait du se passer ….) :
  • Résultat émotionnel garanti : les sentiments de regret, de nostalgie et souvent de culpabilité,
  • Résultat énergétique garanti : fatigue, perte de moyens, épuisement.
 
Votre attention est focalisée sur le futur (ce que vous devriez faire, ce qui se passera peut être, ce qui devrait se passer, ce que vous aimeriez qui se passe ….) :
  • Résultat émotionnel garanti : les sentiments d’inquiétude, d’insécurité et souvent d’anxiété,
  • Résultat énergétique garanti : fatigue, dispersion de vos moyens, épuisement.
 
Votre attention est focalisée sur le présent (ce que vous avez prévu de faire aujourd’hui, ce que vous faites maintenant…) :
  • Résultat émotionnel garanti : les sentiments de sérénité, de sécurité et de satisfaction,
  • Résultat énergétique garanti : focalisation de vos moyens, dynamique personnelle et rayonnement.
 
Vivre « aujourd’hui et maintenant » est une attitude prônée par de nombreuses écoles spirituelles. Il est important de se souvenir qu’elles s’appliquent à des sociétés où :
  • Les comportements sont codifiés par des morales strictes,
  • Les changements étaient (sont) lents à l’échelle d’une vie humaine.
 
Il est donc utile dans notre contexte actuel (dérégulé et changeant) d’utiliser cette attitude « focalisation de l’attention sur le présent » en y rajoutant une certaine dose de « vision stratégique », c'est-à-dire, vous réserver des temps pour :
  • Définir clairement votre orientation de vie pour les mois ou années à venir,
  • Évaluer si vos comportements sont l’image de ce que vous voulez que soit votre vie,
  • Décider de vos actes en fonction de vos buts et objectifs clairement planifiés dans le temps.
 
Il s’agit donc, pour vous, de vivre l’instant dans un espace personnel où :
  • Vous avez choisis vos règles comportementales et éthiques,
  • Vous avez intégrés dans la gestion de vos objectifs les notions de changements, d’imprévus et d’opportunités apportés par le monde extérieur