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BIENVENUE SUR LE BLOG DES MANAGERS

 

Les formateurs de FONCTION2 sont heureux de vous offrir cet espace de réflexion et d'échanges. Chaque mois, nos experts traiteront d'un thème dédié à l'efficacité professionnelle dans l'environnement de travail des Managers et de leurs équipes. Vous pouvez nous contacter et réagir à nos posts, nous ne manquerons pas de répondre de façon personnalisée à chacune de vos questions.

L'équipe éditoriale

Les règles d’un bureau net

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Si cela peut vous aider, photocopiez ces règles simples pour réorganiser votre bureau. Là encore vous avez mon accord…

 

COMPOSANTE DE L'ESPACE

Règle

Le plan de travail

  • Est dégagé de tout document, hormis le dossier en cours.

Calendrier

  • Est accessible à tout instant, il vous permet de gérer le volume de vos activités.

Liste des tâches

  • Ne contient que les tâches du jour et est accessible à tout instant, elle vous permet de gérer les étapes de vos processus de travail, ainsi que les petites choses à faire ce jour.

Répertoires

  • Sont accessibles par ordre de fréquence d’utilisation.

Courrier à l’arrivée

  • Papier : Est localisé à l’extérieur de l’espace de travail ou non visible du bureau. Electronique : n’est pas affiché à l’écran. Il est consulté avec une fréquence de 1 à 4 fois (maximum) par jour.

Courrier au départ

  • Papier : Est localisé à l’intérieur de l’espace de travail, il est expédié 1 à 2 fois par jour. Electronique : n’est pas affiché à l’écran.

Documents à lire

  • Sont rangés dans une case par priorité de lecture, la case doit être triée (vidée) régulièrement.

    Si un document doit être lu dans un délai donné, alors c’est une tâche planifiée, ou même un rendez-vous pris avec soi-même si cela prend plus de 20 minutes.

Documents à classer

  • Sont stockés dans une case, le classement est fait de façon périodique, de façon à regrouper les documents, pour un temps de classement d’au moins 30 minutes. Les documents électroniques sont classés dès réception en fonction de l’utilisation qui en sera faite ou de leur destination.

Fax

  • Est localisé à l’extérieur de l’espace de travail.

Outils bureautiques

  • Sont accessibles. L’écran affiché permet de gérer les priorités et d’éviter les comportements réactifs.

A à Z des documents en cours

  • C’est le classement alphabétique des documents sur lesquels une action est programmée. Il ne contient pas la globalité du contenu des dossiers en cours qui, eux, sont dans un autre espace de classement.

Dossiers en cours

  • C’est le classement des dossiers en cours, classement alphabétique ou thématique. Vous aurez avantage à organiser ce classement en fonction de vos « gros cailloux ». Il est dans l’espace de travail, la base documentaire principale. Il peut être papier ou électronique.

Documents de référence

  • Ce sont les bases d’informations « métier ». Ils sont disponibles dans l’espace de travail ou proche de celui-ci.

Archives vives

  • Ce sont les dossiers terminés, mais sur lesquels il est prévisible de revenir dans les prochains mois. Ils sont accessibles mais peuvent être relativement éloignés de votre espace de travail.

Archives

  • Ce sont les dossiers sur lesquels il est exceptionnel de revenir, ainsi que les archives légales. Leur gestion sera, de préférence, déléguée.

 

Profitez-en pour optimiser la gestion de vos canaux de communication cela vous permettra d’agir sur les plus perturbateurs de l’espace-temps de travail que sont :

  • les interruptions,
  • le désordre.

 

La gestion des communications est un sujet majeur dans l’organisation de l’espace-temps de travail car les moyens modernes de communication (téléphone fixes et portables, fax et @mail) ont contribué à la multiplication des échanges sans en réguler l’utilisation.

 

CANAL DE COMMUNICATION

PRIOrité

mode d'utilisation

téléphone

  • Important et urgent, délai < 2 heures
  • Au-delà de l’utilisation traditionnelle du téléphone, il est nécessaire de l’utiliser de préférence à tout autre support pour les échanges importants et urgents.
  • C’est le seul moyen (hors face à face) d’être sur que votre interlocuteur reçoit l’information en temps réel.

fax

  • Important et urgent, nécessitant une confirmation papier délai < 1 jour

  • Le Fax est un support de confirmation d’informations, il permet de laisser une trace formelle et qui peut être directement associée au dossier concerné.
  • C’est un élément déclencheur d’action.
  • Il est de plus en plus remplacé par la messagerie électronique sécurisée.

email

  • Important et non urgent
  • Les @mails ne doivent pas être le support d’informations ou de questions urgentes et nécessitant une réaction rapide.
  • Ils permettent des échanges brefs et structurés, accompagnés de pièces jointes si besoin.

courrier papier

  • Important

  • Le courrier papier reste le support « noble » de la chose importante, contractuelle ou véhiculant l’image de l’entreprise.
  • Il a tendance à être supplanté par l’@mail sécurisé.