Quelques règles simples de gestion de flux entrant

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Canal de communication

Gestion du flux

Téléphone

Que ce soit le téléphone portable ou le fixe, il est nécessaire de déterminer les moments pendant lesquels vous êtes joignable et ceux pendant lesquels vous mettez en place le filtrage par un secrétariat ou par messagerie vocale :

Les temps de réunions sont en général trop longs et coûtent cher aux entreprises, alors, coupez votre téléphone avant d’entrer en réunion. Cela a deux avantages, la présence réelle et attentive de chacun à la réunion, et cela réduit le temps de réunion.

Les rendez-vous avec des clients sont des moments privilégiés pendant lesquels vous êtes totalement dédié à votre interlocuteur (couper le portable).

Certains entretiens avec vos collaborateurs ou avec vos responsables revêtent le même niveau d’exigence en termes de disponibilité, …

Fax Le document reçu par Fax doit simplement prendre place dans la boîte de réception du courrier et être traité au temps prévu pour le courrier ou pendant le temps planifié pour l’activité prioritaire à laquelle il correspond ce jour.
@mail L’@mail est lui aussi traité au temps prévu pour le courrier. Il est néfaste pour votre efficacité d’avoir l’œil rivé sur votre boîte de réception.
Courrier papier Il est traité aux temps prévus quotidiennement et classé immédiatement.

Conseils pratiques de gestion de vos canaux de communication

Chaque nouveau canal de communication apporte à la fois de nouvelles opportunités d’efficacité et de nouvelles sources de désordre. Il est donc utile de réfléchir aux règles d’utilisation de ces nouveaux canaux et de les faire évoluer régulièrement.

 

1. LES BONNES PRATIQUES DE GESTION DES MAILS

 

La bonne pratique

Commentaire

1) Nettoyer quotidiennement la boîte de réception
  • n’utilisez pas la boîte de réception comme un fichier d’attente.
2) Lire chaque message une fois et :
  • répondre immédiatement,
  • détruire le message,
  • ou l’archiver dans le dossier spécifique de la boîte de réception.
  • utilisez la méthode de traitement immédiat de l’information, FSDP :
  • Faire / supprimer / déléguer / planifier
3) Utilisez les règles de sélection de votre boîte de réception : tri, destruction, transfert, etc. …
  • utilisez tout système permettant de filtrer les @mails dont vous êtes surs qu’ils ne sont pas pour vous.
4) Créez des listes de diffusion par équipe ou par projet.
  • utilisez ces listes de façon parcimonieuse et limitez les copies au strict nécessaire.
5) Créez votre propre système de classement, comme pour du papier, en fonction de vos activités, projets, interlocuteurs.
  • affichez la liste des dossiers de votre boîte de réception.
6) Convertissez vos mails en tâches, rendez-vous ou entrées du journal.
  • utilisez les outils de déplacement rapide des messages dans les tâches, les contacts ou les rendez-vous.
7) Planifiez quotidiennement jusqu’à quatre temps réservés au traitement ininterrompu des @mails.
  • ne commencez jamais une journée par la lecture des @mails, vous risquez de perdre un temps précieux à consacrer à vos priorités.
  • Privilégiez 10h / 12h / 16h / 18h
8) Masquez votre boîte de réception et supprimez les alertes sonores liées aux @mails en entrée.
  • affichez à l’écran les vues qui vous aident à gérer vos priorités.
9) Ecrivez des messages synthétiques et courts. Utilisez chaque fois que possible la ligne « objet » pour écrire les messages brefs.
  • principalement lorsque vous communiquez avec des collègues itinérants.
10) Pour les fichiers joints supérieurs au mégaoctet, utilisez un intranet.
  • Si vous envoyez des textes longs, indiquez à votre correspondant, dans la ligne « objet » le ou les paragraphes importants pour lui.
2.Les bonnes pratiques de gestion des messages vocaux

La bonne pratique

Commentaire

1) Parlez lentement et clairement
  • laissez votre N° de téléphone deux fois en fin de message pour que le receveur n’ait pas à écouter le message deux fois.

  • soyez concis mais explicite, le receveur doit pouvoir comprendre en première écoute :

  • votre Nom,

  • celui de votre société,

  • l’objet de votre appel.

2) Comme pour les @mails, écouter votre boîte vocale 2 à 4 fois par jour dans les temps prévus à cet effet dans votre Calendrier.
  • Si vous répondez en temps réel à toutes les sollicitations extérieures, vous ne ferez jamais ce qui est prioritaire pour vous.
3) Videz votre boîte vocale après chaque écoute.
  • Traitez vos messages vocaux comme votre courrier ou vos @mails, c'est-à-dire exécutez ou bien planifier les tâches associées immédiatement.
4) Donnez de l’information en mettant à jour régulièrement votre « message d’accueil ».
  • Si vous êtes indisponible pour une période donnée, ou s’il est possible de vous contacter sur un autre N°, le dire, toujours de façon très brève.
5) Etre bref.
  • Un message de plus de 20 secondes n’est pas mémorisable, et son contenu perd de son impact sur le receveur.