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La gestion de vos activités

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

p3 f10Les deux outils de la gestion de vos activités


-    Le Calendrier permet de planifier tout ce qui est prévisible en temps et en durée de réalisation, considérez-le comme un outil de gestion de volume d’activité.

 

Il vous permet d’attribuer à vos « gros cailloux » des volumes et des tranches de temps que vous veillerez à maintenir cohérents avec vos besoins.

"Vous ne gérez pas du temps, vous gérez des objectifs à atteindre ainsi que les volumes d’activité nécessaires pour atteindre vos objectifs."

 

Cette position par rapport au temps vous permet de sortir de la problématique du morcellement du temps pour intégrer une problématique d’atteinte de résultats. Vous verrez à l’usage, ça vous aide à prendre des décisions différentes et, en fin de compte, à toujours trouver le temps de faire ce qui est le plus important pour vous.

Votre Calendrier, intégrant une planification long terme de vos « gros cailloux » devient un outil d’aide à la décision. Vous direz plus facilement « non » et plus consciemment « oui ».

 

-    La Liste des tâches permet de noter tout ce qui doit être fait dans une journée et dont le moment de l’exécution ne dépend pas que de vous.

 

Une tâche est en général de courte durée et est réalisée pendant le temps réservé quotidiennement (dans le Calendrier) pour les tâches non planifiables et le réactif …
Vous utiliserez le gestionnaire de tâches pour gérer deux types d’éléments très différents :

- Les petites choses à faire du jour (moins de 20 minutes) (téléphoner à Marcel, répondre au mail de Patrice, voir Nicolle, …),

- Les résultats à atteindre du jour :
    En face d’une réunion sur le projet X, « Obtenir telle information ou telle décision »,
    Suite à un rendez-vous avec soi-même pour réaliser le « reporting mensuel », « Envoyer rapport mensuel à Pierre ».
En prenant l’habitude de planifier, dans le calendrier, le volume d’activité nécessaire à la réalisation des tâches associées à vos gros cailloux, et dans le gestionnaire de tâches, les choses à faire impérativement ce jour, ainsi que les objectifs à atteindre ce jour, vous réaliserez les objectifs principaux du contrôle de votre activité, c'est-à-dire :
-    Éliminer les oublis,
-    Maîtriser les reports,
-    Savoir dire « non »,
-    Augmenter votre « zone de choix »,
-    Atteindre vos objectifs, en temps et en heure.