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BIENVENUE SUR LE BLOG DES MANAGERS

 

Les formateurs de FONCTION2 sont heureux de vous offrir cet espace de réflexion et d'échanges. Chaque mois, nos experts traiteront d'un thème dédié à l'efficacité professionnelle dans l'environnement de travail des Managers et de leurs équipes. Vous pouvez nous contacter et réagir à nos posts, nous ne manquerons pas de répondre de façon personnalisée à chacune de vos questions.

L'équipe éditoriale

Gérer son trafic mental

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Que vous soyez visuel ou auditif, cerveau droit ou cerveau gauche, la sur utilisation de la mémoire pour compenser un manque d’organisation ou de classement ainsi que la rigidité face à l’imprévu sont des éléments générateurs de trafic mental conscient ou inconscient.

 

Vous chercherez donc, dans votre chemin pour devenir plus efficace, quel que soit votre mode de fonctionnement initial à :

  • Eviter les sources visuelles, auditives et organisationnelles des processus d’associations d’idées
  • Minimiser cette mobilisation inutile des ressources mentales de mémorisation et de gestion des rappels.

 

Demandez-vous comment vous pourriez être moins dérangé par des nuisances sonores ou auditives ?

 

Votre bureau est-il installé correctement ?

 

Si vous le déplaciez seriez-vous moins enclins à être « pollué” par des images ou des sons ?

 

Pouvez-vous l’organiser de telle sorte que vous ayez un espace travail et un espace détente bien défini ?

 

Pouvez-vous planifier vos tâches qui demandent de la concentration à des heures où vous seriez moins gêné par les conversations d’autrui ?

 

Selon un code personnel, pouvez-vous chaque jour savoir ce que vous devez faire en priorité ?

 

Pouvez-vous signer avec vos collaborateurs un code de bonne conduite pour le bien de tous ?

 

A vous de trouver d’autres pistes  pour gérer votre trafic mental sur la route de l’efficacité

Le temps et moi

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Comme tous les concepts que nous avons vu ensemble précédemment, il va falloir que vous répondiez a ces quelques questions et peut-être vous vous en posiez d’autres…

  • Est-ce que je sais dire non ?

Si ce n’est pas le cas, vous devez être sans cesse déranger. Est-il possible pour vous de garder du temps pour vous ?

 

  • Est-ce que je commence par le plus simple ?

Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre du temps sur des choses complexes etde laisser de côté les activités simples à régler. A l’arrivée, vous aurez l’impression de n’avoir rien fait de la journée…

 

  • Est-ce que je délègue facilement ?
  • Est-ce que je suis toujours disponible ?

Croyez-vous que sans vous, rien ne pourra se faire ? Croyez-vous que toutes décisions a besoin d’être validée par vous ?

Vous n’êtes pas Shiva et vous avez des collaborateurs. Faites-leur confiance. Ils vous remercieront et vous n’aurez plus besoin d’une journée qui fait plus de 24 heures…

 

  • Est-ce que je suis multi-tâches ?

Si ce n’est pas le cas, tentez de faire une chose à la fois… C’est possible pour vous ?

 

  • Est-ce que je fais les choses au dernier moment ?

Le dernier moment amène la créativité mais aussi la précipitation. Et quand il faut refaire, le temps s’est perdu dans des erreurs qui auraient pu être évitées… Qu’en pensez-vous ?

 

  • Est-ce que je consacre du temps à des tâches sans importance ?

Vous n’êtes pas le champion de la hiérarchisation ? Prenez le temps avant de commencer… Et si vous vous offriez ce moment nécessaire qui précède l’action ?

Ou d’autres questions encore…

 

  • Est-ce que je travaille tard ?
  • Est-ce que je connais mes limites ?
  • Est-ce que mon temps m'appartient ?

 

Le temps et soi, ça ne date pas d’hier… Je finirai cette fiche par une citation à méditer de La Bruyère…

 

«Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté.»

L'enjeu

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Vous avez réfléchi à pour qui, au pourquoi, dans quel environnement et au service de quelles valeurs. Votre enjeu doit maintenant s’esquisser. Si ce n’est pas le cas, reprenez les exercices précédents.Ne soyez pas victime du temps, offrez-le vous. Ce temps ne sera pas perdu puisqu’il vous permettra d’avancer parfois même au-delà de vos espérances.

 

Lorsque vous aurez trouvé l’enjeu qui vous anime, il s’agira donc, par la suite, de rechercher dans votre organisation quotidienne, avec les outils que vous utilisez, la meilleure façon de faire ce que vous devez faire, ainsi que de créer la possibilité de faire ce que vous aimez faire, qui vous motive et vous permet de réussir.

 

Le passage du rêve à la réalité quotidienne est très simple :

  • Simplifier tout ce qui vous éloigne de votre mission,

Pour

  • Trouver le temps, les moyens, les lieux de l’expression de votre élan fondamental,

Dans

  • Le respect de vos engagements, contraintes et ressources actuelles.

 

Souvenez-vous d’une des questions précédentes du coach « Y a-t-il des étapes à suivre pour y arriver ? ». Nous y reviendrons dans la troisième partie qui traite des étapes pour être efficace.

 

 

Entrez en jeu sur le terrain de l’efficacité !

 

Allez plus ploin
avec les questions du coach

 

Qu’est-ce qui fait que vous vous sentez encore plus vivant ?

 

Comment l’exprimez-vous au quotidien ?

  • Quant je fais ceci ou cela, je ressens vraiment moins de plaisir, de satisfaction, de vie …
  • Quand je fais ceci ou cela, je ressens vraiment plus de plaisir, de satisfaction, de vie …
  • Je ne sais même pas pourquoi je fais ceci,
  • Si je pouvais faire ceci ou cela je me sentirais vraiment utile, bien dans ma peau, …
  • Ceci me déprime, me fait perdre du temps, …
  • Ceci m’enthousiasme, me permets de libérer du temps pour ce que j’aime faire …

 

A quoi passez-vous votre temps ?

 

Avez-vous quantifié le temps passé dans chacun des domaines de vie que vous voulez développer ?

 

Est-ce que l’image que vous obtenez correspond à ce que vous voulez ?

 

Quelles sont donc les pistes d’amélioration de votre efficacité personnelle ?

  • Du temps pour vous ?
  • Des bons moments à retrouver avec votre conjoint ?
  • Plus d’occasions pour être avec vos enfants ou tels amis ?
  • Moins de routine dans votre travail ?
    • Trop de réunions ?
    • Comment gérer tous ces mails importants ou non importants ?
    • Comment atteindre plus sûrement vos objectifs et éliminer les tâches superflues ?
  • Votre contribution à la vie publique, votre quartier, votre club de sport, la vie parascolaire de vos enfants, … est-elle conforme à vos attentes ?

 

Votre efficacité personnelle se limite-t-elle à un domaine de vie ou s’étend-elle à plusieurs, lesquels ?

 

Qu’est-ce que c’est être efficace, pour vous ?

 

A quoi saurez-vous que vous êtes efficace ?

 

Cerveau droit ou cerveau gauche

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Pour connaître si c’est plutôt votre cerveau droit ou votre cerveau gauche qui vous gouverne, lisez ces deux listes de comportements usuels.

 

Liste 1

  1. Vous faites des piles de documents partout dans son espace de travail
  2. Votre bureau est encombré
  3. Vous voulez avoir une vue d’ensemble pour faire ses choix
  4. Vous n’avez pas la mémoire pas la mémoire des listes
  5. Vous êtes mobilisé par les enjeux long terme
  6. Vous ne vous souciez pas des détails

 

Liste 2

  1. Vous incarnez l’ordre et la méthode
  2. Vous êtes analytique et même parfois obnubilé par les détails
  3. Vous êtes rigoureux et même rigide
    1. Vous êtes centré sur l’organisation du concret et par le contrôle et le planning
    2. Vous n’êtes pas mobilisé par le long terme

 

Si vous vous reconnaissez dans une majorité des comportements de la liste 1, il est fort à parier que vous êtes un cerveau droit et que vous êtes plutôt visuel, que vous avez une approche globale et à long terme. De plus vous fonctionner plutôt sur le mode «Motivation pour le résultat» et le stress vous apporte la créativité et l’innovation.

 

Pour vous améliorer en termes d’efficacité :

  1. avoir plus de rigueur
  2. avoir plus d’ordre
  3. éviter les oublis

 

Si par contre vous vous reconnaissez dans les comportements de la liste 2, vous seriez plutôt un cerveau gauche. Vous êtes plutôt auditif, sur une approche à court terme et spécifique. Enfin, vous fonctionnez en général sur le mode « Motivation pour le Comment faire » et vous préférez de loin travailler sans stress grâce à l’ordre et la planification sauf lorsque l’imprévu frappa à la porte.

 

Pour vous améliorer en termes d’efficacité :

  1. avoir plus de flexibilité
  2. développer sa vision à long terme
  3. éviter d’être submergé par les détails

 

Cerveau droit grâce aux schémas et dessins ce manuel est fait pour vous.

Cerveau gauche, les fiches classées doivent vous ravir !

Etre efficace c'est quoi ?

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Etre efficace, c’est bien faire ce qui doit être fait, au bon moment

Souvenez-vous que cette phrase ne donne pas la solution, mais plutôt la liste des questions que chacun doit se poser pour espérer être efficace :

  • Que dois-je faire ?
    o    Pour répondre à quels objectifs ?
    o    Dans le cadre de quels processus collectifs ?
  • Comment bien le faire ?
    o    Quels sont les outils disponibles ?
    o    Quelles sont les procédures à suivre ?
    o    Quels sont les critères de la réussite ?
  • Quand le faire ?
    o    A quel moment le résultat de mon travail doit-il être disponible ?
    o    Pour qui ?

 

Ce manuel, basé sur le contenu de séminaires de formation à destination des cadres et de leurs assistantes,  a pour but d’aider chacun à reprendre le contrôle de  son quotidien en adoptant des comportements efficaces, pour :

  • Organiser son environnement de travail,
  • Mettre en place des processus efficaces pour la gestion de :
    o    Ses activités,
    o    Sa communication,
    o    Sa disponibilité / flexibilité,
    o    Ses informations et connaissances.

 

Son application pratique peut se baser sur tout type de support, papier ou bureautique. Dans tous les cas, vous aurez les éléments pour aller chercher dans les outils mis à votre disposition ce qui vous est nécessaire pour être efficace, et vous saurez d’autant mieux limiter la prégnance des outils sur votre quotidien et obtenir un degré de liberté supplémentaire dans votre organisation personnelle.

 

Vous aurez à répondre aux questions liées à :

  • Vos priorités, « Que faire ? »
  • Votre calendrier, « Quand le faire ? »
  • Vos documents, « Avec quels supports d’information ? »

 

Soyez certains que cela vous permettra de :

  • Diminuer votre stress,
  • Augmenter votre « zone de choix »,
  • Augmenter votre disponibilité pour les activités importantes pour vous,
  • Améliorer vos résultats par rapport à vos objectifs personnels et d’équipe,
  • Augmenter votre auto motivation.

 

Nous ne parlerons pas de gestion du temps, mais de gestion personnelle et d’activité.

 

A vous de conjuguer le verbe faire à toutes vos solutions.
Seul consigne : Soyez-vous même !
Si d’autres questions vous viennent à l’esprit,
notez-les et tentez d’y répondre.

Etre efficace pour qui ?

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

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Il paraît évident que lorsque l’on s’engage dans une action quelle soit personnelle et professionnelle, on cherche un but à atteindre. Mais cette attitude sous-tend un autre paramètre beaucoup moins évident celui-là.

En effet, derrière l’objectif, il est nécessaire de savoir pour qui vous désirez l’atteindre. Vos motivations profondes sont-elles d’ordre personnel ou simplement professionnel ?

Cette recherche de réussite comblera-t-elle votre cœur de dirigeant ou salarié ou celui de votre enfant intime ?
Je m’explique. En chacun de nous persiste une part inconsciente de blessures intérieures. Là une incapacité à réciter une récitation face à la classe, ici l’échec répété ou non dans la salle de sport, ou encore des regards réprobateurs des parents ou proches sur vos capacités quelles soient physiques ou intellectuelles.
Nous avons tous grandi avec ces valises à porter…

Certains les ont, un jour, déposer, d’autres inconsciemment les sentent encore tapies quelque part au fond d’eux.

Je vous propose alors de réfléchir à vos motivations personnelles et de les écrire sur une feuille blanche.
Laissez-vous guider par ce qui vous vient à l’esprit… Peu à peu, vous pourrez ainsi laisser place à vos motivations profondes. Puis regardez cette liste. Soyez sincère envers vous-même sur le fait qu’elle soit complète ou non. Quand celle-ci sera accomplie, il vous restera à les classer dans un simple tableau avec d’un côté les motivations personnelles et de l’autre les motivations professionnelles.

Vous verrez que parfois elles se retrouveront un peu à la moitié des chemins.
Il vous restera ensuite, de chaque côté, à les hiérarchiser.
Vous découvrirez alors vos motivations premières.

Dernière étape, confrontez alors la première motivation personnelle avec celle de la sphère professionnelle.
  • Laquelle d’entre elle est la plus importante à vos yeux ?
  • Sont-elles compatibles ?
  • Votre objectif est-il cohérent avec cette motivation qui vous amine sincèrement ?

Prenez le temps d’y réfléchir car poser son regard autrement sur une situation, prendre en compte tous les paramètres, même les plus privés, vous offrira les clefs d’une efficacité démultipliée.
Vous saurez pour qui vous le faites, vous serez le maître de vos actions à mettre en œuvre pour plus d’efficacité.

Allez plus loin avec les questions du coach

Quels sont vos objectifs :
- Individuels ?
- Collectifs ?
- Quantitatifs ?
- Qualitatifs ?

Pour chacun des domaines de votre vie :
- Personnel (moi pour moi),
- Couple,
- Famille et amis,
- Professionnel,
- Social (associatif, politique, …)

Quels sont vos moteurs fondamentaux ?

Que voulez-vous vraiment réaliser ?

Pour quand voulez-vous le réaliser ?

De quoi avez-vous besoin pour le réaliser ?

De qui avez-vous besoin pour le réaliser ?

Y a-t-il des étapes à suivre pour y arriver ?

Par quoi voulez-vous commencer ?

La métaphore du seau et des cailloux

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

La métaphore du seau et des cailloux

 

La métaphore du seau et des cailloux

« Si vous n’aviez qu’une chose à retenir et à mettre en pratique quotidiennement.

Tous les secrets de la gestion du temps en une seule page. »

 

Un vieux professeur, chargé d’enseigner la gestion du temps en une heure à des cadres dirigeants, développe la métaphore suivante :

Prenez un seau, remplissez-le jusqu’au bord avec des gros cailloux. Le seau est-il plein ?

Les stagiaires répondent oui en cœur !

 

Le vieux professeur prend alors un sac de graviers et les glisse dans les intervalles laissés libres par les gros cailloux. Le seau est-il plein ?

Un stagiaire s’aventure à répondre non, on doit pouvoir encore y mettre du sable fin !

 

Le professeur répond, oui c’est bien ça, et il le fait. Et maintenant, le seau est-il plein ?

Tous répondent non bien sur, il est encore possible de mettre de l’eau dans le seau.

 

Bien vu ! dit le professeur, et que pouvez-vous conclure de cette démonstration ?

Ils répondent en cœur : Que l’on peut toujours rajouter des activités dans son calendrier !

 

Et le professeur de répondre :

Certainement pas, cela veut simplement dire que si vous ne mettez pas les gros cailloux en premier dans le seau, alors vous ne pourrez jamais les y faire rentrer !

 

Dans votre chemin d’efficacité personnelle, veillez à ce que :

-         Toutes vos activités importantes soient planifiées (ce sont vos gros cailloux),

-         Toutes les petites tâches importantes et prioritaires, ce jour, soient gérées dans le temps réservé quotidiennement à cet effet (ce sont vos graviers),

-         Ces deux types d’actions seront gérés différemment dans les outils de bureautique,

-         Le reste (non important et non urgent) doit être abandonné, ou traité dans votre « rond ».

 

 

Une méthode simple de réduction des interruptions du temps de travail

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

Une méthode simple

  • Listez pendant une période (un jour, une semaine) les interruptions gênantes que vous subissez,
  • Identifiez les personnes les plus porteuses d’interruption dans votre entourage,
  • Décidez ensuite de la méthode, du comportement ou de l’attitude que vous voulez adopter pour minimiser ces interruptions et leur impact sur votre efficacité.
  • Faites le, systématiquement.

 

Utilisez un formulaire simple comme celui qui est donné en exemple pour identifier les principales interruptions de vos journées. Après quelques jours de pratique, vos interlocuteurs seront habitués à votre comportement et respecteront, voire adopteront votre façon de faire.

 

Vos interruptions

Type Personne Comment minimiser ?
Visuelle Mon chef se montre à la porte de mon bureau plusieurs fois par jour pour me demander … Convenir avec lui d’un rendez-vous quotidien
Silencieuse Régulièrement, je me rappelle que je dois organiser un rendez-vous personnel pour … Prévoir un temps pour gérer mes contraintes personnelles et noter ce que je dois faire pour moi
Verbale Chaque matin à 9h (alors que j’arrive au bureau à 8h30), un collègue m’interpelle de façon amicale pour boire un café … Lui proposer de vous voir à votre prochaine pause
Téléphone Un ami m’appelle systématiquement le lundi matin quand je suis en réunion de service … Convenir avec lui des moments plus opportuns pour s’appeler ou lui proposer de communiquer par SMS, @mails, …
Fax

Un fournisseur ?

Un client ?

Se référer à la gestion du courrier en entrée
@mail Quelles règles de gestion en entrée ? Se référer à la gestion des @mail
Autres    
     

Organisez vos journées

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

Organisez vos journées
 
Le plus simple pour vous est de vous donner des règles, de les mettre en pratique, quotidiennement, et de conserver celles qui donnent les meilleurs résultats pour vous.
Voici quelques exemples aidant par lesquels vous pouvez commencer :
 
Les 6 bonnes pratiques d’organisation de vos journées  
La bonne pratique Commentaire

1) Réservez le temps nécessaire pour :

-          le sommeil,

-          le repos,

-          la réflexion.

- Si vous êtes en manque de sommeil, vous serez moins efficace et vous risquez d’être plus facilement malade.

- gardez aussi votre tête en forme !

2) Réservez le temps nécessaire pour vos :

-          Rendez-vous,

-          Réunions,

-          Rendez-vous téléphoniques.

- Pensez à inclure dans votre planning le temps de trajet nécessaire pour :

- Aller à vos rendez-vous (temps de trajet),

- Préparer vos réunions et leurs comptes rendus.

3) Réservez le temps nécessaire pour :

-          Votre équipe,

-          Vos  collatéraux,

-          Déléguer,

afin que vous puissiez les aider à vous aider.

- Ne pas court-circuiter les personnes autour de vous, aussi bien en terme d’informations que de directives.

4) Réservez le temps nécessaire pour gérer vos priorités majeures !

Prendre rendez-vous avec vous-même !

Gérez ces rendez-vous avec autant d’attention que si c’était votre meilleur client !

- Vous souvenir du principe de Pareto

20% des activités produisent 80% des résultats

5) Réservez le temps nécessaire pour gérer vos @mails quatre fois par jour, au maximum !

Ne laissez pas les arrivées d’emails vous interrompre !

- Utilisez le guide des bonnes pratiques de gestion des emails.

6) Réservez le temps nécessaire pour :

-          Prendre des repas équilibrés,

-          Faire des poses mentales,

-          Faire du sport.

- Prendre régulièrement une « pause énergie »

Les outils de travail

Écrit par GeoReflet.com, L'Agence bénéfique le . Publié dans blog des managers

Les outils de travail
 
Comparez votre espace de travail à cette liste. Si l’un d’entre eux n’existent pas, demandez-vous pourquoi ?
Est-ce qu’il n’est pas nécessaire à votre activité ou parce que vous ne l’avez pas organisé de cette manière ?
 
  • Calendrier, pour gérer vos activités en fonction des engagements que vous avez pris,

  • Liste des tâches, pour gérer les résultats à obtenir quotidiennement, ainsi que toutes les petites choses à faire,

  • Répertoires, pour mémoriser et organiser les informations concernant vos interlocuteurs,

  • Outils physiques :
- Papier, crayons, règle, …
- Tableau mural avec pinces, marteaux, …

  • Outils bureautiques :
- Bureau virtuel (écran d’ordinateur – simple ou multiple en fonction des besoins), le tableau mural du cadre ou du travailleur du tertiaire,
- Traitement de texte,
- Tableur,
- Outil de présentation graphique,

  • Les moyens de communication :

- Téléphone,

- Fax,
- @mail,

  • Les espaces de rangement :
- Le A à Z, classement des documents en cours sur lesquels il y a des actions programmées, les documents en cours sortiront du A à Z après traitement et rejoindront leur espace naturel (Dossiers en cours ou Documents de Références ou Archives),
- Les dossiers en cours, espace de rangement des dossiers en cours de traitement,
- Les documents de référence (objectifs annuels, annuaires, dossiers périodiques, normes, etc.) qui doivent être à votre disposition, sans pour autant encombrer votre espace de travail personnel,
- Les archives vives, qui doivent être accessibles, bien qu’il n’y ait plus d’actions en attente sur ces dossiers (projets),
- Les archives, qu’il faut conserver pour des raisons règlementaires ou autres, mais qu’il est peu probable que vous consultiez.
- Le courrier à l’arrivée, le courrier au départ, les documents à lire, les documents à classer, la poubelle.