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Les formateurs de FONCTION2 sont heureux de vous offrir cet espace de réflexion et d'échanges. Chaque mois, nos experts traiteront d'un thème dédié à l'efficacité professionnelle dans l'environnement de travail des Managers et de leurs équipes. Vous pouvez nous contacter et réagir à nos posts, nous ne manquerons pas de répondre de façon personnalisée à chacune de vos questions.

L'équipe éditoriale

Sortir du culte de l’urgence et de la réactivité

Écrit par Laurent FOUACHE. Publié dans Efficacité des managers

« Le temps passe de plus en plus vite, je n'ai plus le temps de tout faire ! » Voici sans doute l'une des phrases les plus populaires dans nos vies personnelles et professionnelles.

Le temps est pourtant stable, il n'accélère pas ! D'où vient alors ce sentiment puissant qui nous tenaille plusieurs fois par jour ?

Nos rythmes de vie ont accéléré, c'est une évidence, mais de quoi s'agit-il précisément ? Le sujet passionne, inquiète et fait débat : livres, conférences et colloques foisonnent pour explorer la relation de l'homme contemporain au temps et s'inquiètent de la tyrannie de l'immédiateté dans nos vies.

La société impose le culte de la performance à tous les niveaux. Désormais, nous vivons selon le précepte: «plus j'agis, mieux je vaux». Autrement dit, maîtriser le calendrier compte davantage qu'avoir du temps pour soi. »
A croire que notre société est devenue malade du temps... Entre le diktat d'Internet, la consommation frénétique et la course à la productivité dans les entreprises, l'urgence dirige nos vies.

Le TGV réduit les distances, le speed-dating remplace le long processus de séduction, les fast-foods ont démocratisé la pratique du repas sur le pouce, les salles de marché traquent le temps 24h/ 24, la justice organise des comparutions immédiates, les médias diffusent l'information en continu... Toute la société est prise dans le même tourbillon.

Dans notre quotidien nous retrouvons les mêmes paramètres temporels ; même les moments de repos sont assujettis à la rentabilité. Dans les transports en commun, tout temps mort est scrupuleusement évité. Les tapis roulants accélèrent les déplacements des usagers, dont certains profitent pour avancer tout en lisant. Le temps d'attente du prochain métro est indiqué sur le quai et la carte Navigo permet de passer plus vite les contrôles. Même chose à l'intérieur du TGV : au lieu d'observer le paysage qui défile, le voyageur fait sa liste de courses, téléphone ou travaille sur son ordinateur portable.

La technique est sensée nous permettre de gagner du temps ... mais ce gain est réinvesti immédiatement : nous produisons plus vite et aussi bien davantage. Les gains de vitesse sont donc absorbés par l'augmentation du volume de travail et d'information à traiter. "Il faut tout lire, tout faire et ASAP".

Les changements de rythme dans l'enteprise : "89% des salariés français travaillent dans l'urgence"*

*selon une étude menée en 2012 par l'éditeur Web Sciforma et la société Zebaz.com auprès de 8260 salariés.

Des agendas trop remplis, plus de stress et toujours moins de temps, indiquent les sondés, parmi lesquels dirigeants, responsables mais aussi chefs de projets et assistants.

Les témoignages ne manquent pas : "On nous demande de faire 2 journées en une", "On a licencié la moitié du personnel sans diminuer le travail à réaliser !". "On est en sous-effectif, on croule sous la charge".
Les constats aussi : la boîte mail déborde, la charge de travail n'est pas planifiée, les incendies à éteindre se succèdent, tout est fait dans l'urgence.

Tous les échelons de la hiérarchie se déclarent confrontés à cette pression quotidienne. Ainsi, 89 % des personnes interrogées déclarent travailler dans l'urgence tout en reconnaissant (à 78 %) qu'elles font des efforts de gestion de leur temps, établissant notamment des «to do lists» (listes de tâches à réaliser). Pire : l'étude révèle que la plupart réalisent en priorité les tâches «pressantes» avant les tâches importantes... celles-ci n'étant traitées qu'une fois devenues « urgentes »... et donc des problèmes à traiter dans le stress !

Les personnes établissent bien des "to do lists"... mais elles ressemblent à une succession de souhaits à accomplir comme par magie, sans tenir compte des contraintes inhérentes et des sous-étapes qui mènent à la réalisation d'un projet. Notamment, les imprévus ne sont pas pris en compte : pannes informatiques, annulation son rendez-vous, collègue en retard, etc.

Ces événements, justement parce qu'on ne les a pas envisagés, ont un impact émotionnel dévastateur car ils entraînent colère et dévalorisation de soi.

 

Les effets néfastes des «interrupteurs technologiques»

Autres «voleurs de temps», les e-mails et téléphones portables, pourtant censés améliorer le confort des travailleurs.

Si les outils de communication électronique offrent de nombreuses potentialités techniques et organisationnelles, ils conduisent aussi à une profonde mutation des systèmes d'organisation des entreprises. Les outils se sont imposés à leurs utilisateurs (salariés notamment) sans une réelle appropriation de leur part.

84% des personnes interrogées pensent qu'ils perturbent leur concentration et, pour 89%, ils renforcent le sentiment d'urgence.

Selon l'Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises, dans un rapport de Octobre 2011, les effets contraignants de la messagerie électronique peuvent être appuyés par un certain nombre de constats chiffrés par des chercheurs au cours de leurs travaux :

  • 56% des utilisateurs consacrent plus de 2h par jour à la gestion de leur boîte de réception
  • 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour
  • 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle
  • 65% des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures mais le font en réalité bien plus souvent : toutes les 5 minutes
  • 64 secondes,c'est le temps que l'on met en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée lorsque l'on est interrompu par l'arrivée d'un message.

Les travailleurs se disent souvent impuissants face à ces "interrupteurs technologiques". Mais il « suffit » de ne pas répondre aux e-mails dès qu'on entend le jingle d'arrivée d'un message... c'est donc bien un travail sur soi à réaliser avant tout.

Certains paramétrages peuvent aider, comme supprimer les notifications, se planifier une tranche de temps précise, par exemple une demi-heure chaque matin, pour lire et répondre aux mails permet de se libérer de cette impression de fatalité.

En somme, il faut accepter de ne pas être réactif. 

Restent bien sûr les «interrupteurs temporaires» liés à l'organisation défaillante et à la gestion uniquement à court terme pratiquée dans la plupart des entreprises. À la question «qu'est-ce qui vous fait perdre le plus de temps au travail?», les Français répondent à 68,6 % «les problèmes techniques», tout en donnant la «palme» de la perte de temps aux réunions. Plus de 3 personnes sur 4 (75 %) affirment en effet que la «réunionite aiguë» les met en retard dans la réalisation de leurs missions, renforçant ainsi leur sentiment permanent d'urgence.
Le constat est sévère. Bien évidemment des solutions existent.

 

Quelles solutions pour maîtriser le temps ? Les formations sont-elles LA SOLUTION ?

Les formations sur la gestion du temps pullulent, on y apprend certes de nombreuses bonnes pratiques, ... reste à savoir combien sont appliquées et produisent des résultats dans notre quotidien ?

Par expérience, je dirais que la pédagogie pour enseigner les bonnes pratiques est un facteur fondamental du processus d'acquisition des bonnes pratiques par le stagiaire.

Il s'agit essentiellement du bon sens associé à un paramétrage approprié des outils technologiques pour accompagner les stagiaires à passer du « savoir » au « faire » dans leur quotidien. Pourquoi une telle différence entre « savoir » et « faire » ?