Guide pour les managers : optimiser les flex offices

Les Flex Offices, ces espaces de travail non individualisés, sont souvent présentés comme le futur de la collaboration et de l'interaction en entreprise. Cependant, malgré leurs avantages potentiels, de nombreux cadres les accueillent avec réticence. Comment donc tirer le meilleur parti de ces environnements flexibles et favoriser une culture de travail harmonieuse ?

Entre ouvertures créatrices et tensions silencieuses

D'un côté, les Flex Offices offrent une ouverture sur le monde, une suppression des cloisons et un espace propice aux échanges et à la créativité. D'un autre côté, ils permettent de limiter les coûts liés à l'espace de travail. Mais cette dualité peut parfois créer des tensions. Ainsi, on peut apprécier les espaces conviviaux pour les discussions informelles, tout en étant agacé par le bruit et les distractions constantes. Le casque sur les oreilles, écoutant sa musique préférée à plein volume, peut être une solution pour certains, mais pour d'autres, cela peut susciter des regards désapprobateurs.

La réalité des salariés

Selon une étude de la Chaire Workplace Management de l’ESSEC, 63 % des salariés préfèrent encore travailler dans des bureaux fermés, dénonçant l'impersonnalité, le manque de concentration et la sensation d'isolement des open spaces flexibles. Néanmoins, il revient au manager de favoriser l'acceptation et l'adaptation à ces environnements, malgré leurs défis.

Concevoir des espaces équilibrés

Une approche prometteuse consiste à combiner des espaces ouverts avec des salles fermées. Des recherches ont montré que le bruit et la perte d'intimité sont parmi les principales sources d'insatisfaction dans les open spaces, et que ces inconvénients peuvent affecter la productivité. La disponibilité de salles calmes peut non seulement réduire le stress et l'épuisement cognitif, mais aussi améliorer la productivité.

Les managers doivent veiller à ce que la vie privée reste respectée et encourager l'utilisation de salles fermées pour les appels personnels ou les moments de concentration.

La rotation entre les espaces ouverts et fermés, ainsi que l'organisation autonome des tâches et des interactions, peuvent contribuer à créer un équilibre optimal.

Responsabilité dans l’acceptation et l’adaptation

Concernant les Flex Offices, il est crucial de reconnaître les préoccupations des employés. La transition vers ce mode de travail peut créer un sentiment de perte de repères. Les managers doivent jouer un rôle essentiel dans la réhumanisation de ces espaces, en favorisant les échanges entre les membres de l'équipe et en veillant à maintenir un sentiment de communauté. Cela peut passer par la mise en place de rituels de réunion en présentiel et l'intégration proactive des nouveaux arrivants.

En fin de compte, le succès des Flex Offices dépend de la capacité des managers à trouver le juste équilibre entre collaboration et individualité, tout en répondant aux besoins et aux préoccupations de leur équipe. En favorisant une culture de travail inclusive et en encourageant les interactions sociales, les Flex Offices peuvent devenir des espaces propices à la productivité, à la créativité et au bien-être des employés.